AI- und Workflow-Automatisierungen für den Mittelstand. Vom Audit zum produktiven System in 2–4 Wochen — größere Systeme in 6–12 Wochen. Festpreis vor Projektstart, im Alltag funktionierend.
Keine abstrakten Kategorien. Konkrete Mini-Workflows, die wir bauen — vom Außendienst bis zur Buchhaltung. Jedes Beispiel mit Vorher / Heute und Tool-Stack.
für Außendienst-Mitarbeiter
Außendienstler tippt nach jedem Termin 20 Min ins CRM — abends, im Auto, ungenau, oft gar nicht.
Diktiert 30 Sek frei. AI hört zu, stellt strukturierte Rückfragen (Entscheider? Budget? Next Step?), füllt CRM-Felder sauber aus.
Whisper · GPT-4 · CRM-API
vom Webformular bis zum Termin
Anfrage landet im Postfach. Jemand schaut irgendwann rein, klassifiziert per Bauchgefühl, antwortet zu spät — der Lead ist kalt.
AI bewertet Lead-Qualität (Match-Score, Budget, Dringlichkeit), priorisiert, schlägt 2 Termin-Slots vor, legt CRM-Kontakt an, mailt zurück — innerhalb von Minuten.
Form-Webhook · LLM · Calendar-API · CRM
für gemeinsame Postfächer
Assistenz sortiert 100 Mails täglich. Reklamation, Anfrage, Rechnung, Spam — alles per Hand, alles im selben Tempo.
AI klassifiziert eingehende Mails (Kategorie, Dringlichkeit), routet an den richtigen Empfänger, beantwortet Standard-Fälle automatisch, eskaliert nur, was eskaliert werden muss.
LLM · Gmail / Outlook · n8n
PDF rein, gebucht raus
Rechnungs-PDFs werden vom Buchhalter manuell abgetippt — Lieferant, Datum, Beträge, Steuersätze, Kostenstelle. 4 Minuten pro Rechnung.
PDF wird gescannt oder hochgeladen. AI extrahiert alle relevanten Felder mit Vision-Modell, validiert gegen Stammdaten, übergibt DATEV-konform — Buchhalter prüft, statt zu tippen.
GPT-4 Vision · DATEV-API · OCR-Fallback
vom Briefing zur fertigen PDF
2h pro Angebot: Briefing aus der Mail rauslesen, in Excel kalkulieren, in Word formatieren, als PDF rausschicken. Bei 10 Anfragen die Woche eine ganze Stelle.
Briefing-Mail rein. AI extrahiert die Anforderungen, kalkuliert mit hinterlegten Preisen, erstellt Angebot in Ihrem Template, legt zum Review vor. Versand mit einem Klick.
LLM · Doc-Templating · Mail-API
interne Antworten in Sekunden
Mitarbeiter sucht 15 Minuten in SharePoint, Confluence, alten Mails — findet die Antwort oft gar nicht, fragt einen Kollegen, der gerade keine Zeit hat.
„@wissen Wie läuft der Onboarding-Prozess für neue Lieferanten?" im Slack oder Teams — AI antwortet mit Quellenangabe aus den internen Docs. Daten bleiben intern.
Embeddings · Vector-DB · LLM · Slack / Teams
Drei Werkzeug-Klassen, die wir je nach Anforderung kombinieren. Manchmal reicht n8n. Manchmal braucht es eigenen Code. Manchmal ist die LLM-API überflüssig — wir nutzen, was das System tragfähig macht.
Für Verständnis, Klassifizierung, Extraktion und Generierung. Cloud-APIs für unkritische Workloads, selbst-gehostete Open-Source-Modelle für sensible Daten.
OpenAI · Anthropic Claude · Whisper · Llama / Mistral · Embeddings
Für schnelle, sichtbare und wartungsarme Verbindungen zwischen Systemen. n8n als self-hosted Standard, Make / Zapier wo es passt, Webhooks und API-Aufrufe als Standard-Vokabular.
n8n · Make · Zapier · Webhooks · REST / GraphQL
Wenn No-Code an Grenzen stößt: eigene UI, Performance-kritische Pipelines, sensible Datenflüsse. Next.js für Web-UIs, Python für Data & AI, Postgres als Datenrückgrat.
Next.js · Python · Node.js · Postgres · Supabase
Aus der Praxis · Automatisierung
Die FORUM BEFA ist die führende Fachmesse der Bestattungsbranche in Deutschland und Österreich. Ihre Organisation verteilte sich auf viele einzelne Arbeitsschritte: von der Ausstelleranmeldung über die Standplanung bis zu Zusatzbestellungen und Abrechnung. Vieles davon erforderte manuelle Datenpflege. Daraus haben wir ein zentrales System entwickelt, das den gesamten Prozess digital zusammenführt.
Heute melden sich Aussteller online an und alle Daten laufen automatisch in einer maßgeschneiderten Verwaltung zusammen. Von dort steuert das Team Standplanung, Kommunikation und Abrechnung. Zusatzleistungen bestellen Aussteller über persönliche Links — automatisch der jeweiligen Messe und Anmeldung zugeordnet.
Neue Messen und Angebote legt das Team selbst an — ohne Entwickler und ohne doppelte Datenpflege.
Konzeption · UX/UI-Design · Individualentwicklung · Betrieb
Zur Case StudyDer Prozess-Audit
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Abläufe — kostenlos, kein Sales-Pitch. Sie bekommen 3 konkrete Automatisierungs-Ansätze, mit Aufwands- und Effekt-Schätzung — schriftlich, in 48 Stunden.
Welche Abläufe kosten am meisten Zeit? Wo wird kopiert, eingetippt, weitergeleitet? Wir gehen Ihre 2–3 wichtigsten Abläufe durch.
Welche Software ist im Einsatz? Welche APIs gibt es? Was lässt sich anbinden, was bleibt manuell? Wir bewerten den Stack.
Drei konkrete Automatisierungs-Ansätze, priorisiert nach Effekt und Aufwand. Mit grober Investitions- und Zeitschätzung. Schriftlich.
Erzählen Sie kurz, welche Abläufe Sie aktuell am meisten Zeit kosten — wir melden uns mit ersten Ansätzen.
Wir melden uns innerhalb von 48 h mit ersten Automatisierungs-Ansätzen.
Keine Weitergabe an Dritte. DSGVO-konform verarbeitet. Datenschutz.
Warum SION Design
Die meisten Automatisierungs-Agenturen verstehen Prozesse oder AI. Wir verbinden beides — plus echte Softwareentwicklung, plus UX, plus die operative Realität, in der das System dann wirklich läuft.
SION Design ist keine reine Prompt-Engineering-Werkstatt. Hinter jeder Automatisierung steht ein Team aus studierten Designern und Entwicklern. Tom Sion (Bachelor Industriedesign, Master Kommunikationsdesign) bringt das Prozess-Denken aus der Produktentwicklung mit. Selbst Unternehmer mit Montique, Downtown und Café Nenna — wir wissen aus eigener Erfahrung, was im Alltag eines Mittelständlers wirklich blockiert.
Nicht überall, nur weil sie da ist. Klassische Workflow-Automatisierung ist oft die robustere Lösung — wir entscheiden anhand der Anforderung, nicht der Mode.
Eigene Modelle, EU-Hosting, DSGVO-konformes Setup ab Tag 1. Wo es sensibel wird, bauen wir ohne zwingende Abhängigkeit von US-Cloud-Diensten.
Festpreis vor Projektstart. Wenn das System nach acht Wochen nicht das tut, was es soll, betreuen wir weiter — bis es funktioniert.
30-Min-Gespräch, schriftlicher Befund mit 3 konkreten Hebeln. Kostenlos, unverbindlich, ohne Vorbereitung.
Wir definieren Use Case, Datenflüsse und Tools. Verbindliches Festpreis-Angebot, kein Stunden-Risiko.
Wir bauen iterativ, testen früh, zeigen wöchentlich. Sie geben Feedback, wir passen an — keine Black-Box.
Einführung im Team, Spickzettel für Nutzer, Doku für Admins. Wir bleiben dran — solange bis es im Alltag funktioniert.
Stimmen unserer Kund:innen
„Ich bin sehr zufrieden mit dem Austausch und der Beratung durch das Team um Herrn Sion in meinem Automatisierungsprojekt. Die Lösung war viel einfacher, als ich ursprünglich dachte, und spart mir nun täglich wertvolle Zeit."
„Ich bin äußerst zufrieden mit der Arbeit des Teams von SION Design. Sie haben meine Webseite professionell programmiert und gestaltet. Die Zusammenarbeit war effizient und das Ergebnis entspricht genau meinen Erwartungen."
„Herr Sion bewies in der Zusammenarbeit große Expertise und zeichnete sich durch eine ruhige und kompetente Ausstrahlung aus. Ich würde ihn jederzeit anderen Kunden weiterempfehlen."
Häufige Fragen
Acht Antworten auf die häufigsten Fragen. Mehr im Prozess-Audit.
Beides möglich. Für unkritische Workloads nutzen wir Cloud-APIs (OpenAI, Anthropic, Google) mit EU-Datenresidenz. Für sensible Daten setzen wir auf europäische Anbieter oder selbst-gehostete Open-Source-Modelle (Llama, Mistral) auf EU-Infrastruktur. Welche Variante passt, klären wir im Audit.
Kleinere Automatisierungen (ein Use Case, z.B. Mail-Triage) sind in 2–4 Wochen produktiv. Größere Systeme mit mehreren Modulen und Integrationen brauchen 6–12 Wochen. Nach dem Prozess-Audit kalkulieren wir verbindlich.
Kleine Lösungen starten im niedrigen vierstelligen Bereich. Komplexere Systeme mit mehreren Workflows liegen im fünfstelligen Bereich. Festpreis vor Projektstart — keine Stundenabrechnung. Plus laufende Tool-Kosten (LLM-API, Hosting), die wir transparent aufzeigen.
In den meisten Fällen ja. Wir arbeiten mit APIs und können gängige Business-Anwendungen anbinden — CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce), Buchhaltung (DATEV, lexoffice), ERP, Mail, Kalender, Slack/Teams. Falls eine Software keine API hat, finden wir Wege drumherum.
Beides. Für viele Use Cases ist n8n oder Make schnell und solide. Für sensible Workloads, Performance-kritische Pipelines oder spezifische UX entwickeln wir Custom Code (Next.js, Python). Die Wahl folgt der Anforderung, nicht der Mode.
Nein. Wir entwickeln Systeme so, dass sie für die Endnutzer intuitiv bedienbar sind. Ihr Team erhält eine Einweisung und einen Spickzettel. Für Admins gibt es eine detailliertere Dokumentation.
Wir bleiben dran. Support und Wartung sind verfügbar, Erweiterungen entwickeln wir bei Bedarf. Wenn das System nach 8 Wochen nicht das tut, was es soll, bleiben wir — bis es funktioniert.
Ja — für mittelständische Speditionen gibt es ein eigenes Angebot: Auftragsdashboards, automatische Dokumentenerstellung und ERP-/TMS-Integration ohne Systemwechsel. Alle Details: Automatisierung für Speditionen.
