Case Study · FORUM BEFA — Fachmessen der Bestattungsbranche
Vom Feed bis zur Datenbank.
Das FORUM BEFA bringt die Bestattungsbranche an mehreren Standorten zusammen. Seit 2024 begleiten wir die Messe-Reihe digital: mit Social Media als System, Live-Content und Gewinnspielen auf den Messen — und einer eigenen Software, die die Messeorganisation von Grund auf digitalisiert.
Die Anmeldeverwaltung — eine Datenbank statt vieler Listen (Ansicht mit Testdaten)
01 Social Media als System
Laufende Betreuung seit 2024Eine Messe ist zwei Tage im Jahr sichtbar — ihr Kanal das ganze Jahr. Deshalb läuft der Instagram-Auftritt des FORUM BEFA als System mit festen Rubriken: Online-Events mit Fachthemen von KI bis Online-Marketing, eine Start-up-Serie, Stadt-Tipps zur jeweiligen Messestadt, Ticket-Aktionen und Gewinnspiele.
Gestaltet wird alles aus einem Baukasten im Erscheinungsbild der Messe — wiedererkennbar vom Feed-Post bis zur Story. Konzeption, Gestaltung, Texte und Planung kommen aus einer Hand, abgestimmt auf Messetermine, Events und Branchenthemen.
Rubrik Gewinnspiel — Tickets und Netzwerkevent-Plätze
Rubrik Online-Event — Fachthemen zwischen den Messen
Rubrik Stadt-Tipps — die Messestadt als Reiseziel
02 Live auf der Messe
Reels · Gewinnspiele · AftermoviesAuf den Messen selbst sind wir mit der Kamera dabei: Reels entstehen live vor Ort — vom Rundgang durch die Hallen über das Netzwerkevent bis zum Theaterstück auf der Bühne. Was tagsüber passiert, ist abends im Feed.
Die Gewinnspiele dazu haben wir entwickelt und betreut: Verlosungen von Messetickets und Netzwerkevent-Plätzen, angekündigt im Feed, ausgelost vor der Kamera. So verbinden sich Kanal und Messe — wer nicht da war, sieht, was er verpasst hat.
Gewinnspiel-Reel — Verlosung mit Ansage
Aftermovie — gedreht zwischen den Ständen
Netzwerkevent-Aftermovie — der Abend nach dem Messetag
03 Das Anmeldeformular
Unterschriftsreif in einem DurchgangVor dem Projekt liefen Aussteller-Anmeldungen als PDF-Formulare per E-Mail ein und wurden von Hand in Listen übertragen. Den Anfang der neuen Messeorganisation machte deshalb ein Online-Anmeldeformular im Erscheinungsbild der Marke.
Aussteller wählen Messe und Standtyp, geben ihre Maße ein — und sehen die vollständige Kostenaufstellung live beim Tippen: Standfläche, Rabatte, Servicepauschale, Nebenkosten. Unterschrieben wird direkt im Browser; mit dem Absenden entsteht ein Beleg als PDF, kryptografisch signiert, damit jede Anmeldung später beweisbar unverändert ist.
Das löst: kein Übertragen mehr, keine Rechenfehler, keine strittigen Preisstände. Was der Aussteller gesehen hat, ist dokumentiert.
Die Aussteller-Anmeldung im Browser — mit Kostenübersicht, die live mitrechnet
04 Die Anmeldeverwaltung
Eine Datenbank statt vieler ListenAuf das Formular folgte das Herzstück: eine maßgeschneiderte Verwaltung, in der alles zusammenläuft. Neue Anmeldungen erscheinen automatisch — niemand überträgt mehr von Hand. Das Team arbeitet mit Statusläufen von „Neu" bis „Bestätigt", pflegt Hallenplanung und Ausstellerausweise und sieht auf einen Blick, was jede Messe wirtschaftlich leistet.
Gebaut ist das Ganze bewusst solide: Individualentwicklung, in Deutschland gehostet, mit Zwei-Faktor-Anmeldung, signierten Datensätzen und lückenlosem Änderungsprotokoll. Jede Änderung wird automatisch auf Herz und Nieren geprüft, bevor sie live geht — deshalb bleibt das System auch bei Erweiterungen stabil.
Worauf wir besonders stolz sind.
- Messen legt der Kunde selbst an. Standtypen, Preise, Rabatte, Termine — alles im eigenen Editor mit Live-Vorschau. Eine neue Messe braucht keinen Entwickler mehr.
- Firmen sind mehr als Anmeldungen. Eine Stammdatenbank mit Ansprechpartner-Historie macht die Verwaltung zugleich zum Akquise-Werkzeug — über Jahre und Messen hinweg.
- Auch das Ungeplante ist geplant. Telefonische Anmeldungen laufen durch dieselbe Preislogik wie das Formular, Dubletten lassen sich zusammenführen — protokolliert mit Person und Zeitpunkt.
- Die Buchhaltung bekommt Zahlen, keine Zettel. Exporte für Rechnungsstellung, Hallenplanung und Ausstellerverzeichnis — ein Klick, fertig formatiert.
05 Zusatzbestellungen
In Entwicklung · Livegang September 2026Teppich, Strom, Mobiliar: Zusatzleistungen bestellten Aussteller bisher über ein PDF-Bestellheft. Der nächste Schritt macht daraus einen Link — jeder kennt seinen Aussteller und begrüßt ihn mit Firma, Messe und Standnummer. Bestellt ist in Minuten, ohne Passwort, ohne Konto.
Die eigentliche Intelligenz steckt dahinter: Bestellfristen je Messe, automatische Spät-Aufschläge, Exporte für Dienstleister — und hinterlegte Einkaufspreise, die den Deckungsbeitrag jeder Warengruppe sichtbar machen, bevor die Messe beginnt.
Ein Kanal, eine Messe, ein System.
ErgebnisDer Anfang
Ein Instagram-Kanal, der bespielt werden wollte — und eine Messeorganisation aus PDF-Formularen, Excel-Listen und einem gedruckten Bestellheft, wie sie in vielen Messeteams Alltag ist.
Heute
Ein Social-Media-System mit festen Rubriken und Live-Content von der Messe — und eine Verwaltung, in der Anmeldungen ohne manuelle Übertragung ankommen und jede Erweiterung automatisch geprüft wird, bevor sie live geht. Neue Messen legt der Kunde selbst an. Aus Betreuung ist Infrastruktur geworden.
Ihr Team organisiert noch in Listen?
Werkzeuge und Inhalte — wie aus einem Guss.
Vom ersten Formular bis zur kompletten Verwaltung, vom einzelnen Post bis zum Content-System: Wir bauen, was zusammengehört. Erzählen Sie uns, wo es bei Ihnen hakt.